Studie: Wie geregelte Kommunikation flexibles Arbeiten stützt

Erkenntnisinteresse

Wirkt sich zeitliche und örtliche Flexibilität der Arbeit negativ auf das Engagement in Bezug auf die Hilfsbereitschaft gegenüber Kollegen aus? Können die negativen Effekte durch kontrollierte Kommunikation abgemildert werden?

Methode

Befragung von 329 Beschäftigten aus Gesundheitswesen, Verwaltung, Industrie, Handel und Wissenschaft in zeitlich und lokal flexiblen Arbeitssituationen. Befragungszeitraum in zwei Wellen 2012 und 2013.

Ergebnisse

Nach ersten Versuchen mit lokal und zeitlich flexibler Arbeit Anfang der 2010er Jahre dämmten große Firmen diese Ansätze wieder ein, weil das Engagement der Mitarbeiter und die Zusammenarbeit unter Kollegen litt. Die Studie belegt exemplarisch, dass Unterstützungsangebote und Hilfsbereitschaft gegenüber Kollegen abnehmen angesichts der Freiheit, Arbeitsbeginn, Zeitabschnitte oder Arbeitsort selbst festzulegen. Der einhergehende Rückgang an sozialen Beziehungen beeinflusst auch das allgemeine Engagement negativ. Die Studie fragt dies mit der Einschätzung der eigenen Motivation und Energie, der Identifikation mit und der Konzentrationsfähigkeit auf die jeweilige Arbeit ab.

Als Ursache für die abnehmende Unterstützungsbereitschaft mit steigender Distanz nehmen die Autoren an, dass die Arbeitnehmer fürchten, nicht ganz über die jeweilige Problemlage ihrer Kollegen informiert zu sein und aus diesem Mangel an Information unsicher sind, ob sie andere effektiv unterstützen können.

Dieser Effekt wird abgemildert, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, die Arbeitskommunikation selbst regeln und steuern zu können, z.B. selbst entscheiden können, wann Telefon und E-Mails beantwortet werden. Es bilden sich Muster, wie Kollegen untereinander die Kommunikation regeln, die Autoren sprechen hier von Kommunikationskontrolle durch die Mitarbeiter. Diese in Eigenverantwortung der Mitarbeiter entwickelten Kommunikationsmuster können durchaus heterogen sein, solange sie stabil sind und für alle funktionieren.

Die Autoren der Studie kommen zu dem Schluss, dass die Kontrolle über eigene Kommunikationswege der Schlüssel ist, negative Auswirkungen von flexiblen Arbeitsbedingungen zu mindern und damit die positiven Auswirkungen zu stärken. Sie empfehlen eine Mischform aus Präsenz- und flexibler Arbeit, regelmäßige Gruppenmeetings zu den Arbeitsprozessen und eine ausbalancierte, flexible Kommunikationskultur. Technische Lösungen wie etwa das serverseitige Abschalten von Weiterleitungen nachts oder in Arbeitspausen sind dagegen nicht selbstbestimmt und daher kontraproduktiv.

Die Befragungsdaten wurden zu einer Zeit erhoben, in der erste Versuche mit flexiblen Arbeitsmodellen in großen Unternehmen wieder zurückgefahren wurden. Den Erhebungsitems merkt man diese zeitliche Distanz an, da sie nach E-Mail und Telefon-Kommunikation fragen und zeitgemäße Zusammenarbeitsformen wie Kollaborationsplattformen, Telefonkonferenzen und Messenger nicht abbilden.

Entscheidend sei jedoch nicht die technische Plattform, so die Autoren, sondern das Gefühl der Selbstbestimmtheit der Kommunikation, die Möglichkeit, einerseits ständige Unterbrechungen zu vermeiden und andererseits mit den Kollegen eng genug verbunden zu bleiben, um unterstützen zu können. Diese Kontrolle über die eigene Kommunikation, die Authentizität der Mitarbeiter und das Vertrauen ihnen gegenüber ist auch für flexible Arbeitsplätze heute relevant.

Durch die sprunghafte Ausweitung von Homeoffice-Arbeit im Zuge der COVID-19-Pandemie gewinnen die Erkenntnisse an Aktualität. Sie führen vor Augen, dass die technische Umsetzung von flexiblen Arbeitsplätzen nur der erste Schritt ist. Internen Kommunikatoren kommt die Aufgabe zu, Plattformen und Routinen so zu organisieren und zu gestalten, dass Mitarbeiter einen klaren Rahmen, aber auch genug eigenen Spielraum vorfinden.

Veröffentlichung

Januar 2020: International Journal of Business Communication; Clartje L. ter Hoeven, Ward van Zoonen

Mehr Informationen zur Studie: Helping Others and Feeling Engaged in the Context of Workplace Flexibility: The Importance of Communication Control