Studie: Kommunikationspausen in der internen Kommunikation

Erkenntnisinteresse

Wie lassen sich strategische Kommunikationspausen definieren? Welche Rolle spielen sie in der internen Kommunikation großer deutscher Firmen? Welche Herausforderungen und Potentiale liegen in der Anwendung von Kommunikationspausen als Mittel der strategischen internen Kommunikation?

Methode

Qualitative Tiefeninterviews mit 9 internen Kommunikationsverantwortlichen in großen deutschen Unternehmen. Befragungszeitraum 2023.

Ergebnisse

Beschleunigt durch die digitale Transformation nimmt die Zahl der Kommunikationskanäle und -angebote zu. Vor allem im Zuge der Pandemie stieg die digitale Kommunikationslast stark und damit auch die Schnelligkeit und Dichte der Kommunikation. In den in dieser Studie untersuchten Unternehmen äußerten Angestellte in direkten Feedbacks und Employee Surveys den Wunsch, Pausen in die Kommunikation einzubauen, um dem Bedürfnis nach mehr Struktur, Priorisierung, Verständlichkeit und Beschränkung auf einzelne Kanäle Rechnung zu tragen.
Die Studie definiert Kommunikationspausen als übergreifenden Begriff für alle bewussten Maßnahmen, die zeitweise die Kommunikationslast der Mitarbeitenden erleichtern, unabhängig davon, ob sie von den Mitarbeitenden selbst oder vom Management initiiert werden.

In den teilnehmenden Unternehmen werden Kommunikationspausen unterschiedlich strategisch geplant und umgesetzt, durch

• Bündelung von Informationen, um ständige kurze Unterbrechungen zu vermeiden
• Beschränkung von Meetings oder Meetinglängen, um Zeiten für konzentriertes Arbeiten zu schaffen
• bestimmte Veröffentlichungszeiten etwa für Intranetposts oder E-Mails

Bei der Umsetzung greifen die Unternehmen unter anderem zurück auf das Training von Kommunikationsverantwortlichen, Fokussieren der Hauptbotschaften, gezielte Nutzung der Kommunikationskanäle und das Clustern von Informationen, um sie möglichst einfach konsumierbar zu halten.

Kommunikationspausen werden zudem auch eigenständig von den Mitarbeitenden initiiert. Unternehmen unterstützen dabei z. B.

• dadurch, dass sie die individuelle Kommunikationsorganisation in die Hände der Mitarbeitenden geben
• durch Gesundheitstrainings und psychologische Beratung z.B. im Hinblick auf Work-Life-Balance, Gesundheitstraining und Burnout-Vorsorge

Als positive Auswirkung der Unterbrechungen im Informationsfluss wird von den Befragten die Entlastung der Kommunikationsabteilungen genannt und eine Erhöhung der Wirksamkeit der Unternehmenskommunikation insgesamt. Weitere Vorteile seien die stärkere Fokussierung auf Wesentliches und die Reflektion der Meetingkultur im Unternehmen. Die steigende Zufriedenheit der Belegschaft unterstütze die Positionierung als Arbeitgeber.

Demgegenüber sehen die Befragten eine ganze Bandbreite von Schwierigkeiten bei der Umsetzung, hauptsächlich

• dass in bestimmten Situationen Kommunikationspausen nicht möglich sind
• die Unterschiedlichkeit individueller Arbeitssituationen (remote/ im Büro)
• das Verschwimmen der Grenzen zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation
• rigide Unternehmenskulturen, die die Einführung von Pausen erschweren

Die Autor:innen empfehlen, sich bewusst für eine gesteuerte Einführung einer Kommunikationspausenkultur zu entscheiden, statt sie einfach „wachsen“ zu lassen. Um Reaktanz zu vermeiden, sei es nötig, zunächst Verständnis für die Vorteile des Konzeptes für alle herzustellen. Damit die Belegschaft ihre Angst, Wichtiges zu verpassen ablegt und sich auf Pausen einlassen kann, müsse Vertrauen in die interne Kommunikation geschaffen werden und die Unterstützung durch das Management gesichert sein. Außerdem sollte die Einführung von Mitarbeiterumfragen begleitet werden.

Der explorative Charakter der Studie gibt einen guten ersten Überblick über die vielfältigen Aspekte des Themas. Dabei zeichnet sich auch ab, dass die Unterbrechung der Infoflut nicht in allen Unternehmen möglich ist. Die Autor:innen weisen selbst darauf hin, dass es Dienstleistungsunternehmen im Sample gab, bei denen die Umsetzung von Pausen schlicht nicht möglich war.

Auch andere Methoden können zur Entlastung geeignet sein, beispielsweise die Segmentierung der Zielgruppen oder eine Überarbeitung und Straffung der Kommunikationskanäle. Nicht jede Strategie passt auf jedes Unternehmen.

Wichtig ist die von den Autor:innen hervorgehobene Entwicklung der Entlastungsstrategie in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden durch transparente Ziele und das Einholen von Feedback zur Umsetzung sowie Evaluationen im Anschluss. Das ist eine langfristige, aber lohnende Aufgabe: Im besten Fall trägt eine Unternehmenskultur, die der digitalen Reizüberflutung am Arbeitsplatz etwas entgegensetzt, so zum Employer Branding bei.

Veröffentlichung

Januar 2024: Emily Korsch, Valentin Leißner, Annika Müller, Sophie Sieghardt, Elena Weiß

Mehr Informationen zur Studie: Let’s Break It Down. A Qualitative Analysis of the Role of Communication Pauses in the Internal Corporate Communication of large German Companies S. 173-203 in: Godulla, et al. (Eds.). (2024) Sound or Silence? Current Developments in Organizational Communication, Leipzig.