Studie: Erfolgsfaktor Beratung

Erkenntnisinteresse

Welche Rollen übernehmen externe Berater, um Kommunikationsabteilungen agiler zu machen? Welche Methoden und Tools helfen Unternehmen dabei, ihre Agilität zu steigern? Und wie verändert sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wenn beide Seiten nach agilen Prinzipien arbeiten?

Methode

Methode: 39 Qualitative Interviews mit Kommunikationsberatern, Organisationsberatern und Coaches mit dem Schwerpunkt Agilität. Befragungszeitraum: Dezember 2018 bis März 2019

Ergebnisse

Die Studie der Universität Münster beleuchtet den gesamten Prozess des Zusammenspiels von Beratern und Unternehmen auf ihrem Weg der agilen Transformation und zeigt einmal mehr: Wenn Kommunikationsabteilungen (oder auch ganze Unternehmen) agiler werden, hat das nicht nur Auswirkungen auf die verwendeten Technologien und Tools, sondern auch auf etablierte Strukturen und Prozesse und auf die gesamte Unternehmenskultur.

Wenn Kommunikationsabteilungen die Entscheidung getroffen haben, sich agiler aufzustellen, geht es bei der Suche nach einer geeigneten Beratung zunächst um die Frage, welche Form der Beratung überhaupt sinnvoll bzw. gewünscht ist: Während Expertenberater vor allem Wissen vermitteln und Lösungskonzepte mit ins Unternehmen bringen, helfen Prozessberater den Mitarbeitenden und Teams, eigene Lösungswege zu finden.

Die Umsetzung zwischen Beratern und Unternehmen erfolgt dann als iterativer Transformationsprozess mit vielen Feedbackschleifen, in denen agile Prozesse schrittweise eingeübt und weiterentwickelt werden. Zentrales Instrument sind dabei Workshops, in denen zum einen der Status Quo aufgearbeitet und neue Ziele und Strategien entwickelt werden, und in denen andererseits neue agile Strukturen und Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden entworfen und eingeübt werden.

Die erfolgreiche Umsetzung von Transformationsprozessen hängt allerdings nicht alleine von den gewählten Tools und Methoden ab. Wichtigster Faktor ist die Veränderungsbereitschaft innerhalb des Unternehmens und die interne Unterstützung für den Veränderungsprozess. Ein zielgeleitetes Coaching und eine prozessbezogene Beratung auf Augenhöhe zwischen Führungskräften und Beratern sind daher entscheidende Bausteine in jedem Transformationsprozess. Berater übernehmen hierbei die Rolle des Sparringspartners, der sowohl Führungskräfte als auch das gesamte Team auf die neue Situation vorbereitet und auf ihre Gefühle, Erwartungen und Herausforderungen eingeht.
Das Paper zeigt anschaulich auf, dass agile Transformation nicht mit einem erfolgreichen Entwicklungsprozess abgeschlossen ist. Stattdessen müssen kulturelle Faktoren wie eine engere Vernetzung zwischen Mitarbeitern und Abteilungen und ein permanentes Lernen etabliert werden, um den angestoßenen Prozess erfolgreich am Laufen zu halten.

Am Ende, so verdeutlichen die Studienergebnisse, müssen vielfältige Stellschrauben eingerichtet werden, damit sich Agilität in Unternehmen erfolgreich verankert: Moderne Raum- und Bürokonzepte, innovative interne Lern- und Workshop-Formate, die Nutzung bekannter agiler Methoden wie Scrum, Kanban oder Design Thinking, digitale Tools wie Trello, Slack oder Microsoft Teams und Smart-Matching-Software zur kompetenzbezogenen Koordination von Mitarbeitern bei Projekten helfen Unternehmen, den eingeschlagenen Weg erfolgreich weiter zu gehen.

Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern zeigen die Ergebnisse allerdings, dass sich der Aufwand lohnt: Denn auch die Kooperation mit Marketing- oder PR-Agenturen wird von den Befragten positiv eingeschätzt, wenn agiles Arbeiten auf beiden Seiten etabliert ist. Voraussetzung ist, dass Unternehmen und Agenturen ihre Prozesse, Denkweisen, Methoden und Tools aufeinander abstimmen. Dann können viele der typischen Abstimmungsprobleme wie unklare Zielvorstellungen oder mangelnder Austausch von Informationen verringert werden.

Wie man es von dieser Communication-Insights-Serie gewohnt ist, liefert auch der aktuelle Schwerpunkt zu agiler Transformation wissenschaftlich fundiert viele praxisnahe Einblicke und ansprechend aufbereitete Informationen, die in prägnanter Form aufzeigen, auf welche Faktoren Kommunikationsverantwortliche achten müssen, wenn sie in ihrer Abteilung einen agilen Transformationsprozess mit externen Beratern erfolgreich anstoßen, entwickeln und implementieren wollen.

Ansprechende Grafiken z.B. zu den sechs Dimensionen agiler Organisationen, zu den Eigenschaften und Fähigkeiten von Führungskräften in agilen Organisationen oder auch zum Leitfaden für die Auswahl des passenden Beraters stellen auf einen Blick die vielen unterschiedlichen Aspekte dar, die es in diesem Feld zu berücksichtigen gilt.

Zusätzlich werden die komplexen Prozesse und Einzelschritte auf dem Weg zur agilen Transformation gut greifbar mit Fallstudien und Zitaten dargestellt. Diese Praxiseinblicke zeigen nicht nur, wie die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Beratungen ablaufen kann, sondern stellen auch die Fallstricke dar, die auf dem Weg zu einer erfolgreichen Umsetzung lauern.

Mit den vielen Übersichten und Info-Grafiken ist dieses Communication Insights fast schon eine eigene Toolbox, die Unternehmen auf dem Weg zur agilen Transformation in jedem Fall mitnehmen sollten.

Veröffentlichung

Mai 2020: Akademische Gesellschaft für Unternehmensführung & Kommunikation. Communication Insights – Erfolgsfaktor Beratung. Wie Berater und Dienstleister den Weg zu einer agilen Unternehmenskommunikation unterstützen.

Mehr Informationen zur Studie: Erfolgsfaktor Beratung: Wie Dienstleister eine agile Kommunikation unterstützen