Studie: Communication Maturity Index

Erkenntnisinteresse

Kann man Kommunikationsabteilungen in unterschiedliche Entwicklungsstufen einteilen? Wann sind Kommunikationsabteilungen in Organisationen voll etabliert? Und wie können sie ihr volles Potenzial ausschöpfen?

Methode

Literaturanalyse, Analyse von Organisationsdaten (Geschäftsbericht, Kommunikationsstrategie) und 85 qualitative Interviews mit Kommunikationsverantwortlichen und internen Stakeholdern der Kommunikationsabteilung (zur Einordnung von 11 Unternehmen auf den Entwicklungsstufen).

Befragungszeitraum 2017.

Ergebnisse

Die Studie entwickelt aus organisationstheoretischen Entwicklungsstufen-Modellen und qualitativen Interviews einen „Communication Maturity Index“. Dieser beschreibt vier Entwicklungsstufen von Kommunikationsabteilungen im Sinne von „Reifegraden“.  Diese werden durch sechs Dimensionen abgebildet – je höher die Zustimmung zu den einzelnen Kategorien ist, umso stärker ist die Kommunikationsabteilung in ihrer Organisation etabliert: 

1. Verständnis von Unternehmenskommunikation

• Erkennen alle Stakeholder den Wert von Unternehmenskommunikation für die gesamte Organisation an?
• Genießen Kommunikationsverantwortliche hohes fachliches Vertrauen?

2. Funktion der Kommunikationsabteilung

• Werden Kommunikationsaspekte in operativen Entscheidungen und Projekten mit bedacht und berücksichtigt?
• Üben Kommunikationsabteilung/Verantwortliche strategische Managementfunktionen aus und unterstützen strategische Entscheidungsfindungen des Top-Managements?

3. Einbindung der Kommunikationsabteilung

• Sind Kommunikationsverantwortliche Teil des Managementteams und haben Einfluss auf Entscheidungen auf unterschiedlichen Ebenen der Organisation?

4. Ressourcen der Kommunikationsabteilung

• Haben Kommunikationsverantwortliche die Kontrolle über zentrale und lokale Kommunikationsbudgets?
• Gibt es in der Kommunikationsabteilung eine umfangreiche Personalausstattung, sodass externe Ressourcen (Agenturen etc.) nur hinzugezogen werden müssen, wenn dies situativ notwendig ist?

5. Qualifikationen der Kommunikationsabteilung

• Existiert ein hohes internes fachliches Know-How in allen benötigten Bereichen (Kanälen, Themen etc.)?
• Haben alle Kommunikationsverantwortliche einen passenden fachlichen Hintergrund?

6. Leistung der Kommunikationsabteilung

• Ist Kommunikation systematisch in Prozesse der Organisationsentwicklung integriert (interne Kommunikation, Change-Kommunikation)?
• Können Themen/Issues proaktiv und reaktiv kommunikativ bespielt werden?
• Sind Kommunikationsaktivitäten strategisch an Kommunikations- und Organisationsziele gebunden und werden sie über KPIs erfasst?
• Werden Leistung, Reichweite und Einfluss der internen und externen Kommunika-tion (Output/Impact) qualitativ und quantitativ gemessen?
• Wird die interne Kommunikation regelmäßig evaluiert?

Mit ihrem Mehrmethodendesign und der qualitativen Validierung des „Communication Maturity Index“ legt die Studie einen Grundstein, um die Etablierung und Bedeutung von Kommunikationsabteilungen innerhalb ihrer Organisation zu erfassen und zu vergleichen.

Die sechs Dimensionen des Index können als kurzer Schnelltest für Kommunikationsverantwortliche dienen. Die Ausprägungen zu den einzelnen Dimensionen verdeutlichen dabei, in welchen Bereichen noch Entwicklungspotenzial besteht, um Kommunikationsabteilungen zu „voller Reife“ zu bringen und leistungsfähiger zu machen.  

Allerdings liefert die Studie keine Handlungsempfehlungen, wie man als Kommunikationsabteilung den eigenen Reifegrad konkret verbessern kann. Dabei könnte man – anhand der durchgeführten qualitativen Interviews – Best Practices zeigen, an denen sich Kommunikationsverantwortliche in der Praxis orientieren könnten.

Ausgehend vom Communication Maturity Index erscheint es in jedem Fall sinnvoll, bei der Leistungsdimension von Kommunikation anzusetzen und diese konsequent zu verbessern und zu messen. Vermittelt man damit internen Stakeholdern, welchen Wert und Nutzen Unternehmenskommunikation für sie und die gesamte Organisation hat, wird eine Weiterentwicklung auch in anderen Dimensionen möglich.

Veröffentlichung

Juni 2019: Public Relations Review/C. Johansson, C. Grandien & K. Strandh

Mehr Informationen zur Studie: Roadmap for a communication maturity index for organizations – Theorizing, analyzing and developing communication value.